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10 maneras de escribir mejores emails

10 Maneras de escribir mejores emails

¿Quieres cumplir ya un propósito de año nuevo?

Uno que mejorará al instante tu vida y tu carrera, hacer la vida de tus compañeros más fácil - ¿y tal vez cambiar el mundo?

Comprométete a escribir emails mejores, más simples y más claros.

Los tipos de emails que la gente realmente está deseando leer.

Lo más probable es que la cuarta parte de tu jornada laboral la dediques a mensajes de correo electrónico, así que si sólo pudieses elegir una cosa para mejorar en este nuevo año, podrías comenzar por tus habilidades de comunicación.

Aquí hay 10 maneras de que tus emails pasen de mediocres a impresionantes - al tiempo que inspirarás a otras personas a mejorar también:

1. Anuncia tus intenciones por adelantado - y vete al grano.

"¡Hey! Sé que estás ocupado preparando la conferencia, así que voy a ir directo al grano. Te escribo hoy porque ... "

2. Trata de incluir una "Gran Idea" por email.

"Lo principal a recordar es ..."

"La conclusión clave de nuestra conversación es ..."

"Lo único que necesito de ti, ahora mismo, es ..."

3. Trata de utilizar afirmaciones, no preguntas abiertas.

Esto: "Creo que el lanzamiento de la nueva campaña el jueves es la mejor opción. Si estás de acuerdo, respóndeme para decir 'sí', y yo procederé. Si no, hablaremos".

4. Sé sorprendentemente generoso.

"Enhorabuena por tu ascenso. Muy emocionante. PD: Dejé un libro inspirador en tu escritorio. Sólo un detalle para marcar el comienzo del siguiente capítulo. ¡Disfrútalo!"

"Estaba pensando en tu nuevo proyecto. Aquí hay un recurso gratuito que puede ayudarte ... "

"Tengo un pase gratis de invitado para un espacio de co-working local. Me gustaría dártelo. ¡Disfrútalo! "

5. Cuando tengas que hacer una crítica, sé respetuoso y específico.

"Gracias por todo tu trabajo. Estamos cada vez más cerca, pero el logotipo aún no está del todo bien. Aquí hay tres ajustes en concreto que me encantaría que hicieses ".

6. Muestra humanidad. 

"He sabido que tu perro ha fallecido, lo siento mucho. El mío fue al cielo canino el año pasado. Si quieres hablar, estoy aquí. Si deseas no hablar de ello (y salir a tomar un café o hacer algo divertido), estoy aquí, también. "

7. Dile a tu lector lo que necesitas - y cuando lo necesitas – Por adelantado.

"¡Hey! Aquí está un resumen rápido de nuestra conversación - más dos preguntas para ti, al final. Me encantaría recibir tus respuestas antes de [fecha] para que podamos seguir avanzando según lo programado".

8. En ocasiones, envía correos electrónicos que incluyan un cumplido, que no sean una petición o solicitud.

"Hey. Hiciste un gran trabajo en la conferencia de prensa. Fuiste más divertido que Ellen DeGeneres y totalmente afín al mensaje. ¡Gracias por hacer que nuestra empresa dé una impresión fantástica!"

9. Cuando sea posible, termina con algunas de las palabras más hermosas en la Tierra.

"No hay prisa para esto."

"Para tu información, solamente. No se requiere que hagas nada. "

"No es necesaria respuesta."

10. Por encima de todo: Impresiona a las personas con tu brevedad.

No siempre es posible, pero trata de expresarte en tres frases o menos. O tan cerca como puedas. (Piensa en haiku, no en tus memorias.)

Si estás luchando para ser breve, es posible que desees coger el teléfono, tener una conversación cara a cara o pasar un poco más de tiempo pensando en lo que realmente quieres decir.

 

Al escribir mejores correos electrónicos, se establece un nuevo barómetro de excelencia que inspira a todos los de tu alrededor a comunicarse con mayor claridad y eficacia, también.

Puede que no estés destinado a ser el próximo Dalai Lama o la Madre Teresa, pero sí a ayudar a eliminar fricción, irritación y malentendidos que hacen perder el tiempo en tu trabajo.

Después de todo, una dirección de correo electrónico bien escrita puede cambiar el día a alguien, cambiar la actitud de alguien, empujar un proyecto en marcha, o incluso cambiar la vida de alguien. Nunca se conocen sus repercusiones.

Así que lleva la carga. Sé el cambio. Muestra a tus compañeros de trabajo cómo de impresionantes pueden ser los emails.

 

Artículo traducido del original de Alexandra Franzen para The Muse

10 ways to write better emails

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