Numerosos autónomos y pymes reciben sanciones a lo largo del año por despistes o simple desconocimiento al presentar sus cuentas a Hacienda. Impuestos como el IVA o el IRPF, altas y bajas o llevar al día los distintos libros de contabilidad son factores de los que hay que estar pendientes para estar al día con la Agencia Tributaria y librarnos de las temidas notificaciones de Hacienda.
Lo más práctico para no recibir sorpresas es seguir un orden y cierta planificación que nos ayude a no caer en despistes, así como a agilizar nuestros procesos con el organismo. A través de una metodología implantada, por ejemplo, conseguiremos automatizar los procesos de facturación y notificación de impuestos, haciendo mucho más fácil el seguimiento de nuestras cuentas a Hacienda y librándonos así de posibles errores que lleven a inspecciones por parte de los agentes tributarios.
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El embrollo de las facturas
Las facturas son uno de los mayores peligros a los que se enfrentan autónomos y Pymes. Toda venta o servicio prestado debe ir acompañado de su correspondiente factura, siempre bien referenciada y con los datos de IVA e IRPF bien desglosados para no dar lugar a la equivocación. Esta es la justificación de las actividades realizadas, y por lo tanto debe incluir de manera detallada todos los datos que sean precisos.
Es igual de importante exigir la factura de todos nuestros gastos, ya que mediante este documento podremos desgravarlos en Hacienda. Si alguno de los gastos que presentamos no vienen acompañados de su correspondiente factura, podemos ser investigados y, probablemente, denunciados por fraude.
Además, debemos recordar que previsiblemente el verano 2022 marque la fecha de inicio a la obligatoriedad de la facturación electrónica. El anteproyecto de Ley Crea y Crece, aprobado recientemente por el Gobierno, contempla (entre otras medidas) instaurar la obligatoriedad de la facturación electrónica también para las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Por lo tanto, es probable que esta nueva regulación sea aprobada en los próximos meses, para que entrase en vigor en verano o a principios de otoño. Para ello, es importante saber de antemano que, para emitir y firmar una factura electrónica, es imprescindible contar con un certificado digital válido y en vigor.
Cuidado con los libros de cuentas
Como ya hemos comentado, resulta fundamental mantener al día cada uno de los movimientos que llevamos a cabo, ya sea en el apartado de ingresos o en el de gastos. Gracias a las tecnologías, es mucho más simple mantener un orden con todo este papeleo, pero más allá de ellas, en la actualidad es obligatorio tener todos los libros de contabilidad al día y conservarlos durante por lo menos 5 años. De lo contrario, podrías ser investigado y denunciado.
El IVA siempre al día
Las multas y el IVA van de la mano, y es que este es uno de los puntos que más tienen en cuenta los inspectores de Hacienda a la hora de revisar las cuentas de autónomos y pymes. Los libros del Impuesto sobre el Valor Añadido se deben presentar trimestralmente antes del día 20 del mes siguiente a que finalice el trimestre.
Por ejemplo, en el caso del segundo trimestre del año, es decir, las facturas de abril a junio, estas deben presentarse antes del día 20 de julio. Si no es así y la presentación se realiza a destiempo, estaremos incurriendo en una irregularidad que puede suponer un recargo de hasta un 20%. Si pasa un año, tendremos que cargar también con los intereses de demora del tiempo transcurrido.
En el caso de que todo sea correcto y además contemos con un saldo negativo en el libro del IVA, podremos solicitar la devolución del impuesto en el último trimestre del año.
Hay que ingresar las retenciones
Autónomos y pymes tienen la obligación de ingresar las retenciones exigibles practicadas de empleados o profesionales a la Agencia Tributaria. Si en algún momento se han dejado de presentar, se han opacado o se han gestionado mal, Hacienda no ingresará las cantidades correspondientes a la empresa, y esta será investigada en las próximas declaraciones.
Por otra parte, siempre se debe retener lo indicado, nunca menos de lo que corresponde, ya que si una investigación de Hacienda descubre este fraude, la sanción sería considerada como muy grave.
Especial atención a los modelos
Los modelos que hay que presentar en Hacienda son un rompecabezas y es normal que podamos cometer un error. En este sentido, es conveniente realizarlos con calma y sin prisas, prestando atención y revisándolos una vez los vayamos a presentar.
Existen seis apartados distintos: prestación de IVA, prestación de IRPF, prestación de Modelo sobre Sociedades, prestación de las retenciones, prestación de operaciones intracomunitarias y prestación de operaciones con terceras personas. Dentro de estas secciones, los modelos que se tienen que presentar pueden variar dependiendo de nuestro tipo de actividad; por ello, se ha de consultar cuáles corresponden a cada organización e incluso plantear la contratación de un servicio que lo gestione por nosotros.